Krajowy system e-faktur dla OSP – co musisz wiedzieć?

Nowe obowiązki dla Ochotniczych Straży Pożarnych w związku z KSeF Od 1 lutego 2026 roku, Krajowy System e-Faktur (KSeF) stał się obowiązkowy dla wszystkich podmiotów gospodarczych, w tym Ochotniczych Straży Pożarnych (OSP), które są zarejestrowane jako stowarzyszenia posiadające numer NIP. Nowe regulacje wprowadzają istotne zmiany w obiegu faktur, które teraz mogą być wystawiane wyłącznie za pomocą systemu KSeF. Dla OSP oznacza to konieczność dostosowania się do nowych wymogów, aby uniknąć potencjalnych problemów związanych z nieświadomym wystawieniem faktur przez kontrahentów.

Procedura dostępu do KSeF

Każda Ochotnicza Straż Pożarna posiada już automatycznie przypisane konto w systemie KSeF. Jednak, aby móc z niego korzystać, konieczne jest uzyskanie dostępu. Proces ten wymaga złożenia przez OSP formularza ZAW-FA w lokalnym Urzędzie Skarbowym. Dokument ten służy do nadania uprawnień konkretnej osobie, takiej jak prezes lub skarbnik jednostki. Po pozytywnej weryfikacji, wyznaczona osoba zyskuje możliwość logowania się do systemu i zarządzania fakturami.

Konsekwencje braku dostępu do systemu

Nieuzyskanie dostępu do KSeF może mieć poważne reperkusje dla OSP. W szczególności mogą pojawić się opóźnienia w płatnościach, co może prowadzić do naliczania odsetek. Ponadto, brak dostępu może utrudniać rozliczanie dotacji oraz projektów, a także powodować inne problemy finansowe. Warto podkreślić, że system sam z siebie nie wysyła żadnych powiadomień o nowych fakturach. Dlatego też, kluczowe jest regularne monitorowanie konta w KSeF, aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek.

Komunikacja wewnętrzna i edukacja

Ważne jest, aby wszystkie jednostki OSP przekazały tę informację wśród swoich członków, zwłaszcza tych odpowiedzialnych za finanse. Wprowadzenie KSeF oznacza konieczność przeszkolenia osób zajmujących się księgowością w zakresie nowego systemu oraz zapewnienia, że są one świadome obowiązków związanych z jego obsługą. Regularne przypominanie o konieczności sprawdzania konta w KSeF może pomóc w uniknięciu błędów i zabezpieczyć finanse jednostki przed niepotrzebnymi stratami.

Źródło: facebook.com/zopjaslo